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有效时间管理的秘诀?较小的时间块

2021-06-09 08:51:01来源:

大多数企业家希望他们能更好地管理自己的时间。标准工作日只有八分之一,但是感觉就像您每天有20个小时的任务要做。

这一困境有许多合法的解决办法。最有价值的策略之一是学习有效地委派以减少总工作量。您还可以自动执行某些任务,因此您不再需要主动管理它们。

但是一旦你使用了所有这些策略,你将只剩下一个真正的解决方案来优化你的生产力: 时间管理。只有更好地管理你的时间,你才能在一天内完成最多的任务。

关于有效的时间管理,有很多建议流传,但其中一些是矛盾的,有些是完全违反直觉的。我发现时间管理最重要的方法之一 -- 也是更高生产率的一个经常性来源 -- 植根于一个简单的概念: 依靠更小的时间块。

时间块如何工作

如果您不熟悉,“时间块” 是您可以用来为工作日安排任务或任务组的时间间隔。大多数人使用一个小时或半小时的时间来阻止一天中的时间。例如,他们可能会花一个小时参加早会,花半个小时赶上电子邮件,花半个小时参加客户会议,花一个小时参加低头项目。

该系统是有效的,因为它可以帮助您估计每个任务花费的时间,帮助您将相似的任务分组在一起,并允许您主动设置一天的优先级。

问题是,如果你只使用30、45或60分钟的块,你将无法获得该策略的全部好处。相反,您应该使用更短的时间间隔-例如10分钟,甚至5分钟 (埃隆·马斯克 (Elon Musk) 著名使用的策略)。

为什么较小的时间块如此有效?

对抗帕金森定律

使用较小的时间块的最大好处之一是,它们使您可以抵消帕金森定律的影响。如果您不熟悉,帕金森定律是一句非正式的格言,它指出工作倾向于扩展以填补分配给它的任何时间。换句话说,如果您将任务安排为一个小时,则可能需要一个小时或将近一个小时。但是,如果您施加更严格的时间限制,您自然会倾向于更快地完成任务。

这对于像会议这样的事情特别有帮助,因为会议安排方法松懈。与其封锁30分钟,不如考虑封锁20或25分钟; 很有可能,你不会注意到太大的不同,但你会立即为你的一天腾出更多的时间。

特异性和意识

较小的时间块也比较大的时间块更具体,使您可以更精确地估计和测量时间支出。反过来,这使您可以放大正在吞噬您一天的任务,并更轻松地识别时间浪费的来源。你越意识到你是如何度过你的时间的,你就越能有效地改变你的习惯和工作环境。

控制休息

更紧的时间间隔也为经常被忽视的生产力提升打开了大门: 休息。休息被证明具有可测量的积极作用,既可以减轻压力,又可以提高生产率,应全天进行。问题是,当我们感到工作不堪重负时,休息感觉像是不可能 (或懒惰的症状)。也就是说,如果你可以安排一个55分钟的会议 (而不是一个完整的60分钟) 或一个项目20分钟 (而不是一个完整的30分钟),你将打开一个可以自然休息的微间隔。您还可以定期安排休息时间,并尝试长度和位置。最终,您会发现一个休息节奏,可以在不分散您注意力的情况下支持您的工作效率,并且您的其他优先事项都不会受到变化的影响。

战略的问题

这并不是说小的时间块是一个完美的策略,或者它们保证为每一个独立的工作。该策略存在一些问题。对于初学者来说,以五分钟的间隔计划您的一天比以一小时的时间计划要花费更多的时间。此外,还有更多的突发事件和依赖性需要担心; 如果五分钟的任务需要10分钟,那么您一天的其余时间将突然被推迟。当然,这种策略对某些类型的工人来说比对其他类型的工人更好。

尽管如此,大多数这些缺点都可以得到补偿。例如,如果你担心太多的依赖关系,你可以在小缓冲区中构建,在那里你可以赶上你的工作。如果您是那种在传统的时间管理方法上苦苦挣扎的人,请尝试一下此策略,看看它是否对您更好。你可能会对结果感到惊讶。